Factura electrónica obligatoria: calendario y qué hacer ahora

¿Qué cambia con la factura electrónica obligatoria en España?

La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece) establece que todas las empresas y autónomos deberán emitir, enviar y recibir facturas en formato electrónico estandarizado en sus relaciones comerciales B2B (entre empresas y/o profesionales). Esto significa que un PDF enviado por email ya no será suficiente: la factura deberá generarse en un formato estructurado que los sistemas informáticos puedan leer, procesar y archivar automáticamente. En el equipo de Faconia llevamos meses preparando nuestra plataforma para este cambio, y en este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para adaptarte a tiempo.

Marco legal: Ley Crea y Crece y Verifactu

La Ley 18/2022 (Crea y Crece)

Esta ley, publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022, introduce la obligación de facturación electrónica en las relaciones B2B con dos objetivos principales: reducir la morosidad comercial (al hacer las facturas trazables e inmediatas) y luchar contra el fraude fiscal (al digitalizar completamente el proceso de facturación). La ley establece el marco general, pero los detalles técnicos se desarrollan por reglamento.

El sistema Verifactu (RD 1007/2023)

Paralelamente, el Real Decreto 1007/2023 establece los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación: es lo que se conoce como Verifactu. Este sistema exige que todo software de facturación genere registros de facturación con garantías de integridad (hashes encadenados), inalterabilidad y trazabilidad. Verifactu y la factura electrónica obligatoria son dos normativas complementarias que convergen en un mismo objetivo: la digitalización completa de la facturación en España.

Calendario de implantación: fechas clave

Fase 1: Grandes empresas (facturación superior a 8 millones de euros)

Las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros deberán emitir y recibir facturas electrónicas a partir de 2026 (12 meses tras la publicación del desarrollo reglamentario). Estas empresas ya están adaptando sus sistemas ERP y plataformas de facturación.

Fase 2: Resto de empresas y autónomos

El resto de empresas y autónomos tendrán un plazo adicional de 24 meses desde la publicación del reglamento, lo que sitúa la obligación en 2027-2028, pendiente de la fecha exacta del desarrollo reglamentario. No obstante, muchos autónomos deberán adaptarse antes porque sus clientes grandes les exigirán facturas electrónicas desde la Fase 1.

Verifactu: diciembre de 2026

Independientemente de la factura electrónica, todos los sistemas de facturación deben cumplir con Verifactu antes del 1 de diciembre de 2026. Esto significa que, como mínimo, tu software debe generar registros de facturación con garantías de integridad desde esa fecha. Si aún usas plantillas de Word o Excel, consulta nuestra guía sobre por qué las plantillas manuales ya no sirven.

¿En qué formato se emite una factura electrónica?

Facturae: el estándar español

Facturae es el formato de factura electrónica definido por la Administración española. Es un XML estructurado que contiene todos los campos fiscales obligatorios (emisor, receptor, líneas de detalle, impuestos, totales) en un formato legible por máquinas. Es el formato obligatorio para facturar a la Administración Pública española (a través del sistema FACe) y será uno de los formatos aceptados para la facturación B2B obligatoria.

Otros formatos aceptados

La normativa europea reconoce también otros formatos de facturación electrónica, como UBL (Universal Business Language) y CII (Cross-Industry Invoice). El reglamento español de desarrollo determinará qué formatos serán aceptados además de Facturae. Lo importante es que el formato permita el procesamiento automático de la factura sin intervención humana.

¿Un PDF es factura electrónica?

No. Un PDF es una representación visual de una factura, no un formato electrónico estandarizado. Un sistema informático no puede extraer automáticamente los datos fiscales de un PDF sin OCR o procesamiento adicional. La factura electrónica obligatoria exige formatos XML estructurados que los sistemas puedan leer directamente.

La plataforma pública de intercambio

Cómo funcionará

La Ley Crea y Crece prevé la creación de una plataforma pública de intercambio de facturas electrónicas, gestionada por la AEAT o por un organismo designado. Las facturas se enviarán a través de esta plataforma, que actuará como intermediario entre emisor y receptor. Esto permite a la AEAT tener visibilidad en tiempo real de las operaciones comerciales entre empresas.

Interoperabilidad con plataformas privadas

Se espera que las plataformas privadas de facturación electrónica puedan conectarse con la plataforma pública mediante APIs estandarizadas. Esto significa que tu software de facturación se encargará de todo el proceso técnico — tú solo tendrás que generar la factura como siempre.

¿Qué debes hacer ahora para prepararte?

Si usas plantillas de Word o Excel

Migra a un software de facturación lo antes posible. No podrás cumplir con Verifactu (diciembre 2026) ni con la factura electrónica obligatoria desde una hoja de cálculo. Existen opciones gratuitas y de bajo coste que puedes empezar a usar hoy.

Si ya usas un software de facturación

Confirma con tu proveedor que:

Será compatible con Verifactu antes de diciembre de 2026.
Soportará la emisión de facturas en formato Facturae (u otros formatos aceptados).
Se conectará con la plataforma pública de intercambio cuando esté operativa.

Si tu proveedor no puede confirmar estos puntos, plantéate migrar a una alternativa que sí lo haga.

Si usas Faconia

Desde el equipo de Faconia estamos desarrollando la integración completa con Verifactu y con los formatos de factura electrónica. Cuando la normativa entre en vigor, tus facturas serán compatibles automáticamente sin que tengas que hacer nada diferente — seguirás facturando por Telegram como siempre, y el sistema generará la factura electrónica en segundo plano.

Impacto para autónomos: ventajas y retos

Ventajas

Reducción de la morosidad: las facturas electrónicas son trazables, lo que dificulta que los clientes ignoren o "pierdan" facturas. Consulta nuestra guía sobre cómo cobrar como autónomo.
Automatización fiscal: al tener todas las facturas en formato electrónico, la presentación del modelo 303 y el modelo 130 podrá automatizarse casi por completo.
Menos errores: la validación automática reduce los errores de formato y cálculo que ahora generan requerimientos de la AEAT.

Retos

Inversión en tecnología: los autónomos que nunca han usado software de facturación deberán adaptarse. El Kit Digital ofrece ayudas para digitalizar la facturación.
Curva de aprendizaje: el concepto de "factura electrónica" puede resultar confuso al principio, aunque en la práctica el software hace todo el trabajo técnico.

Preguntas frecuentes

¿La factura electrónica obligatoria afecta a las facturas a particulares (B2C)?

No. La obligación de factura electrónica de la Ley Crea y Crece se limita a las operaciones B2B (entre empresas y/o profesionales). Las facturas a consumidores finales pueden seguir emitiéndose en PDF o en papel, aunque deberán cumplir igualmente con Verifactu en cuanto a los registros de facturación.

¿Puedo seguir enviando facturas en PDF a mis clientes?

Podrás enviar el PDF como copia visual o de cortesía, pero la factura legal deberá transmitirse en formato electrónico estandarizado a través de la plataforma de intercambio. Es decir, el PDF complementa pero no sustituye a la factura electrónica.

¿Cuánto cuesta adaptarse a la factura electrónica?

Si ya usas un software de facturación moderno, el coste de adaptación debería ser cero o muy bajo — tu proveedor actualizará el software. Si partes de cero, existen opciones desde 0 €/mes (como el plan gratuito de Faconia) hasta soluciones enterprise. El Kit Digital puede cubrir hasta 2.000 € en ayudas para digitalización de la facturación.

¿Qué relación hay entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria?

Verifactu regula los requisitos técnicos de los sistemas de facturación (integridad, trazabilidad). La factura electrónica obligatoria regula el formato y canal de transmisión de las facturas entre empresas. Son normativas complementarias: tu software deberá cumplir con ambas.